Wenn Sie hauptsächlich in einem ERP, einer Anwendung für Finanzbuchhaltung oder auch Excel arbeiten, ist DocuWare schon integriert. Sie müssen nur auf Drucken gehen, um erstellte Dokumente direkt in DocuWare zu archivieren, und das mit voller Indexierung. Das universelle Modul DocuWare Printer verbindet sich nämlich mit jeder Software.
Integration ist, wenn man nichts davon merkt
Während des Drucks erstellt DocuWare Printer hinter den Kulissen ein PDF des Dokuments und legt es in Ihren digitalen Briefkorb oder direkt in ein Archiv. Bei Standarddokumenten mit wiederkehrendem Layout, etwa Ausgangsrechnungen, Angeboten oder Lieferscheinen, werden Indexbegriffe direkt aus dem Dokument ausgelesen und es wird damit vollautomatisch archiviert.
Den Drucken-Button gibt es in jedem Programm
Sollen die Rechnungen nicht erst im Briefkorb, sondern direkt indexiert im Archiv landen, geben Sie oder Ihr Administrator mit einigen Einstellungen in der DocuWare Konfiguration einmalig vor, wie der Dokumenttyp verarbeitet werden soll. So lassen sich etwa Rechnungen automatisch nach einer bestimmten Anzahl von Seiten trennen oder Sie können Vorlagen wie einen Firmenbriefkopf hinterlegen. DocuWare übernimmt den Typ des Dokuments und zentrale Begriffe automatisch als Indexdaten für die geordnete Ablage. Diese einfachste Integration lässt sich also beliebig feintunen. Bei Bedarf können Sie zusätzlich auch einen Ausdruck auf Papier erstellen.
DocuWare direkt aus Ihrer Anwendung steuern
Mit der Schriftart DocuWare Control lässt sich die Verarbeitung der Dokumente in DocuWare sogar direkt aus Ihrer Anwendung steuern. Dabei schreiben Sie auf die Dokumente bzw. deren Vorlagen unsichtbare Textbefehle, die dann beim Ablegen ausgeführt werden. Oder Sie geben vor, dass die Dokumente immer nach der ersten Seite getrennt werden sollen.
Das Einzige, was Sie für diese No-Code-Integration brauchen: Die DocuWare Desktop Apps müssen auf Ihrem Rechner installiert sein.
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